スケジュール上達の鍵は寝る前の30分にあり

スケジュールの根本は、『他人時間』ではなく、『自分時間』を多く作ることです」 外資系企業幹部として、常にグローバルな視点から「時間活用」を捉えている小松俊明さんは、「『自分時間』に生きろ」と勧める。自分から主体的にスケジューリングしろというのだ。

「眼前のスケジュールを見直せば、『やらなくてもいいこと』はたくさんあります。仕事を『重要』『消去』の２つのレベルで即決し、常にリストラする。これだけで自由時間は増えます」会社では、チームで行う仕事も数多い。

「自分を中心に据えて、他人を巻き込むのです。いわばスケジュールのシェアリング。相互に情報共有すれば突発的事態にも対応しやすい」

仕事はこなすだけでなく、密度を高める必要がある。それが個人での「フィードバック」だ。
「例えば、寝る30分前に今日の仕事を振り返る。そしてやり残したこと、明日すべきことを考える。これが攻めのスケジューリングです」

①日々のスケジュールを常に「リストラ」し続ける。
②他人のスケジュールを取り込む「シェアリング」の発想。
③寝る前の30分間で、「フィードバック」する。

『シンプル時間整理術』著者
小松俊明さん
ヘッドハンター。慶應義塾大学法学部卒。著書に『成功する人材がしていること』など多数。社会人のための自己啓発ゼミ「小松俊明キャリア研究室」を主宰する。http://www.tkomatsu.com/

手帳の中がいっぱいの予定でぐちゃぐちゃ。

小さな手帳に、アポの予定から今日しなくちゃいけないことまで、びっしりと書き込む。で、いざ手帳を開いたら、１日のスケジュールの流れがよくわかならい、なんてことはないだろうか。あるいは、手帳に書き込んだ予定を、PDAやノートPCに写している時間がやたら長い。ビジネスマンにとって手帳は必須、この使い方次第で効率はあがるのだが……。

予定がその日の欄からハミ出ている
先週のスケジュールを見ても何をしたか不明
PDAと手帳に同じ内容を記している
毎年、異なる手帳を使っている

もっともっと
忙しい人だって
手帳の管理、
してますから！

プライベート手帳と仕事手帳を使い分け（例えばPCやPDAは仕事のみ、手帳は私用のみ）、ルーティンの仕事は記入しない。これだけで随分すっきりする。さらに上を行くには「時間感覚」を掴むこと。ストップウォッチなどを用いて、予め30分間での仕事量を把握し、30分仕事＋30分予備の計１時間を基本単位とし予定を組めば、時間内で片づく。（小松）

１週間、１ヶ月後の締め切りがついつい延びる

今日すべきこと、明日までにやらなければならないことならともかく、期日が１週間も一ヶ月も先だと、ついついさぼり気味になってしまう。「まだ日にちがあるよ」と高をくくっていたら、それが後３日になり、後１日になり……。慌てて徹夜同然で資料を作った経験はないだろうか。これって根本的に、長期スケジュールの組み方を間違えているのでは？

「もう一日待ってください」と懇願したことがある
夏休みの宿題と同じでぎりぎりじゃないとやる気がでない
締め切りといわれた日を、締め切りと思っている
チームの他のひとのせいで遅れたことがある

間に合いません
なんて言い訳、
ビジネス社会で
通用しません！

仕事には必ず予期せぬ事が起こる。これをきちんと想定している人は、必ず予定に「予備日」を確保している。１週間なら最後の１日、１ヶ月なら最後の一週間が予備日にできるよう、締め切りを前倒しにして予定を組むことだ。また、チーム仕事の場合は、お互いの進捗状況を密に報告し合うこと。情報を共有していれば、予期せぬ事にも対応が効く（小松）

突発的なアポイントや仕事に対応できない

突然、上司から「緊急の仕事だ！」と仕事を振られる。あるいは、先方の都合で急にアポの時間が変更になる。おかげでスケジュールはメチャクチャ、その日１日は、憂鬱となる。ビジネスマンなら誰しも体験することだが、この「突発性」への対応力は、スケジュール力を左右する。緊急事態にも平然と、かつテキパキと対応するにはいったいどうすれば？

「緊急」という言葉を聞くと、ドキドキする
先方の都合で、アポが重なることが多い
「急ぎ」といわれた仕事はすぐに片づけたい
予定定通りに進行ないと落ち着かない

慌てふためく
だけだったら
子どもにだって
できるんです!!

まずは「緊急の仕事」ははたして「重要な仕事」か、と問うてみることだ。得てして、「緊急」の仕事より、目の前の仕事の方が重要性が高い（アポが重なった場合も、重要案件は自分で片づけ、緊急案件は他人に振る）。スケジュール管理にはこうした「１分判断力」が必要だ。保留や後回しにせず、１分考え決断を下す。メールチェックもこの要領だ。（小松）